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簡報的關鍵技巧

簡報的關鍵技巧是「化繁為簡」,Ricky常見到許多企業中,將簡報當作文件在使用,此時會建議使用Word更加恰當,因為簡報越簡單扼要,越能打動人心。這道理簡單易懂,但是在簡報中,將複雜的資訊化繁為簡成有效的商業資訊,說起來容易,但是做起來是需要練習與經驗累積的。Ricky舉個例子,當你想在簡報中,表達下列這段句子:

「馬來西亞的智慧型手機使用者約為一千三百萬人,滲透率為51%」

一般人簡報的做法是將整段字貼上,然後找相關的圖片”美編一下”。
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但是若是你真的做到化繁為簡,馬來西亞幾乎1/2人就有智慧手機,呈現的簡報設計結果如下方,也就是先幫觀眾閱讀過資訊後,用更簡單的方式傳達重要的訊息。

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向賈伯斯學簡報

Ricky認為賈伯斯(Jobs)是全世界最擅長擄獲人心的產品負責人之一,他的簡報效果有如可口可樂一般,瞬間讓在沙漠口渴無比的人心曠神怡。賈伯斯晚年的產品發表會,總讓許多媒體與觀眾們爭相排隊,因為每場產品發表會的簡報總是擁有獨特的體驗。

賈伯斯的簡報甚至被蘋果的粉絲稱之為「賈伯斯式簡報」,許多書中提及賈伯斯的簡報如同一場舞台劇,是精心安排、充分準備,同時完成傳達設計的訊息、與使用者溝通並娛樂使用者的任務。以下為Ricky整理出賈伯斯簡報的最關鍵技巧。

  • 簡報使用三個重點呈現,因為數量為三的時候,是最容易被人們吸收。
  • 投影片只放一句關鍵的句子,或是一個詞一張圖片。
  • 用影像代替千言萬語的視覺化技巧。

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“我們要給大家的不是三樣產品,而是一個整合性的產品,我們叫它iPhone”
-There are not three seprate devices, this is one device and we are calling it, iPhone.
By 2007年1月麥金塔世界大會上《賈伯斯傳》p653。

論文簡報設計(架構)

許多要進行論文提報的人問Ricky,為什麼你在設計論文簡時,幾乎都還是保有「簡報標題」,而不是以故事互動性的簡報(去除簡報標題,一氣呵成的故事式傳達)。Ricky的解釋是,在設計每一項簡報前,需要考慮環境、空間與聽眾,而論文簡報主要的提報場所大多為教室,聽眾大多為教授與學生。因此在設計論文簡報時,Ricky大多以傳統的簡報手法來表示(嚴謹又低風險),所以論文在提報時,也會因論文的簡報設計而有所不同,論文提報的重點在於「清晰」與「易懂」,只要能確實掌握此兩點,相信在論文口試、競賽或研討會,均能獲得不錯的成績。

首先Ricky必須將論文節錄出重點,將論文各章節重點畫出,有些學者論文頁數較少時,此步驟就可跳過。接著著手建構簡報整體架構,依照自身論文的章節鋪陳排序,一般分為

  • 「緒論」
  • 「文獻探討」
  • 「研究方法」
  • 「個案分析」
  • 「研究結論與建議」

接著進行時間與頁面數量規劃,此步驟Ricky總共製作了四個版本。

  • 55-70頁 20~30分鐘 (草稿,最為完整的簡報版本,Ricky第一次做的時候為70頁,放置太多圖表了…)
  • 45-55頁 15~20分鐘 (去蕪存菁的簡報版本,建議與指導教授討論論文內容重點是否清楚呈現)
  • 35-45頁 10~15分鐘 (提報口試的簡報版本,經修訂、美編設置情境後使用)
  • 25-35頁 10分鐘 (比賽因應時間而更精簡的簡報版本)
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簡報圖表視覺化

大不管在念書做報告時,或是出社會工作時,可能多少在做簡報都會遇到圖表呈現的難題,此次Ricky示範長條圖的一種作法,作為簡報圖表視覺化的一種分享。

馬來西亞分析

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